Blog
Tags:
Zo werk je je stap voor stap los van Microsoft (zonder big bang)
Als je digitale soevereiniteit wilt, echte controle over je eigen data, dan is het ecosysteem van big tech niet de beste keus. Eigenlijk helemaal geen optie. Dat hebben recente gebeurtenissen zoals het afsluiten van ICC email wel aangetoond.
Laatst had ik een discussie met iemand hoe makkelijk het ecosysteem van Big Tech – in dit geval Microsoft – nou eigenlijk te vervangen is. Zijn idee: onmogelijk voor een grote club als die hij vertegenwoordigt. Mijn stellingname: het kan wel en makkelijker dan je denkt.
Het ecosysteem van Microsoft is een gevangenis met hoge muren, prikkeldraad en machinegeweren op de bewakingstorens. Met de juiste kennis en de juiste keuzes kun je vrij snel op borgtocht vrijkomen en werken aan je definitieve vrijlating. Hieronder lees je hoe.
Je hebt nu minder integratie dan je denkt
Wat je wilt is een Zwitsers zakmes. Een ecosysteem met diverse tools die naadloos samenwerken, ontworpen om elkaar te versterken in plaats van tegen te werken.
Het ecosysteem van Microsoft is een bak bestek. En dan ook nog van verschillende merken, metalen en afmetingen. Niks sluit écht op elkaar aan. De lappendeken van Microsoft-diensten geeft je een gefragmenteerd landschap waarin alles lijkt te integreren maar in werkelijkheid losse flarden zijn.
Je denkt dat je samenwerkt. Maar … heb je wel eens geprobeerd om een bestand zowel in OneDrive als in SharePoint te hebben? Dan heb je twee kopieën van het bestand. Als je dat bestand via Outlook naar een collega mailt dan komen er twee kopieën bij, eentje in jouw outbox (of ‘Postvak Uit’) en eentje in de inbox van de collega. Die slaat het weer op in zijn of haar OneDrive (want bewerken vanuit je Inbox en daar ook weer opslaan kan niet), dat is al 5. Voor je het weet heb je tientallen kopieën van een bestand. En niemand die weet meer wat de actuele versie is of waar die staat.
Nou heb ik nog maar 3 diensten van Microsoft benoemd en we hebben al een complete versie-chaos. Microsoft heeft nog veel meer diensten die allemaal op dezelfde manier niet integreren met elkaar. Als je dan je bestanden ook via Teams gaat delen groeit het aantal kopieën nóg harder.
Natuurlijk kun je een SharePoint link delen via de mail. En Sharepoint opent automatisch Word als je op een document klikt. Maar om dat nou integratie te noemen ...
Microsoft noemt het een ‘Ecosysteem’. Ik noem het een kostbare lappendeken.
De security nachtmerrie van deze lappendeken is nog erger
De enige echte integratie die Microsoft biedt is een autorisatie database die door alle diensten gebruikt wordt. Gebruikers hebben voor elke dienst dezelfde user ID en zitten in dezelfde groepen.
Als je denkt dat daarmee de security geregeld is dan moet ik je toch uit de droom helpen. Want de identiteit van gebruikers is misschien uniform, de toegang tot bestanden, data en diensten is dat allerminst.
Als je gegevens - bestanden of data – dichtzet voor bepaalde gebruikers of groepen in Sharepoint dan kunnen ze nog wel bij de versie die op een gedeelde OneDrive map staat. Of iemand die nog wel toegang heeft mailt het even: “Ik heb het bestand echt nu nodig, kun je het mailen? Ik kan er niet bij.” Of een dozijn andere manieren om toch het bestand in te zien of zelfs te wijzigen.
In een Teams-chat is er helemaal geen controle: als iemand daar een bestand plaatst heeft iedereen in die chat toegang – inclusief externe deelnemers die zonder inloggen meedoen aan de Teams-meeting.
En het omgekeerde is ook waar: je geeft iemand op één plek toegang, maar op andere plekken in het Microsoft-landschap moet je dat handmatig opnieuw instellen. Je denkt dat je rechten goed geregeld hebt, maar in werkelijkheid moet je op tientallen plekken losse vlammen doven.
Het resultaat? Een schijnveilig ecosysteem waarin je gebruikersbeheer centraal lijkt, maar je toegang tot gevoelige data juist alle kanten op lekt.
Dat gebrek aan integratie maakt overstappen makkelijker
Ironisch genoeg zit er ook een voordeel aan de beroerde integratie van Microsoft-diensten: het maakt overstappen een stuk eenvoudiger dan je denkt.
Juist omdat de onderdelen van het Microsoft-ecosysteem niet écht met elkaar verweven zijn, kun je ze één voor één vervangen. Je hoeft geen ingewikkelde ontmanteling uit te voeren waarbij alles tegelijk over moet. Geen zenuwslopende big bang-migratie. Geen monolithisch systeem dat in zijn geheel moet worden afgebouwd. Je begint gewoon bij het onderdeel dat het makkelijkste te vervangen is, het meeste pijn doet.
Een goed voorbeeld is cloudopslag. OneDrive lijkt op het eerste gezicht diep verweven met Teams, SharePoint en Outlook, maar in de praktijk is het gewoon een losstaande opslagdienst. Je kunt deze clouddienst zonder gedoe vervangen door elke moderne, veilige cloudopslagoplossing – van Nextcloud tot Dropbox Business of zelfs een on-prem alternatief. Gebruikers blijven dezelfde bestandsstructuur zien, dezelfde mappen, dezelfde documenten – alleen de motor erachter is anders. En vooral, veiliger.
Hetzelfde geldt voor andere onderdelen: vervang Outlook door een mailclient die wél overzicht biedt, vervang Teams door een platform dat privacy en interoperabiliteit serieus neemt en vervang SharePoint door een documentmanagementsysteem (DMS) dat is ontworpen en gebouwd voor samenwerking in plaats van chaos.
Elke dienst is los te koppelen. Precies dat is de gouden kans. Niet in één klap alles overhoop, maar stapsgewijs naar regie en controle.
De grootste uitdaging zit niet in de techniek
Vermoedelijk zijn jij en ik het met elkaar eens: de techniek is zelden het probleem. Overstappen van Microsoft naar alternatieven is niet makkelijk, maar technisch gezien goed te doen. De echte uitdaging zit ergens anders: in de organisatie.
Mensen zijn gewend geraakt aan hoe het nu werkt – of eigenlijk: aan hoe het niet werkt, maar wel lijkt te werken. Werkwijzen zijn opgebouwd rond Microsoft-tools, hoe inefficiënt ook. Procedures, documentstructuren, communicatiestromen… alles zit eraan vast. Niet omdat het ideaal is, maar omdat het nou eenmaal de status-quo is.
Daar kom je niet met één klik van los. Het vraagt visie, kennis en vooral: begeleiding en communicatie. Teams moeten leren werken met nieuwe tools, maar ook snappen waarom die tools er zijn. Alleen dan ontstaat er draagvlak voor verandering.
Opleiding, communicatie en ondersteuning zijn cruciaal. Niet alleen op toolniveau, maar ook op het vlak van mindset: durven loslaten wat je kent, en durven bouwen aan iets beters.
Ja, het is een investering. Maar wel één die zich dubbel en dwars terugbetaalt. In lagere licentiekosten. In efficiëntere processen. In meer grip op je data, je werkwijze en je toekomst. En minder klachten want laten we ook eerlijk zijn, als de koffiemachine oren zou hebben …
Klaar voor een leven na Big Tech?
Misschien voelt het nog als een sprong in het diepe. Maar de route naar digitale autonomie is minder technisch én beter haalbaar dan je misschien denkt.
Wil je sparren over hoe zo’n overstap eruit ziet voor jouw organisatie? Waar je begint, welke valkuilen je moet vermijden en hoe je de verandering 100% gedragen krijgt?
Plan dan een vrijblijvende afspraak met mij in. Dan kijken we samen hoe jij stap voor stap meer grip krijgt op je IT – en op je toekomst.